Digitale Geschäftsverwaltung (GEVER)

Effiziente Abläufe und transparentes, nachvollziehbares Verwaltungshandeln sicherstellen, dass ist die stete Forderung an die Gemeinden und Städte. Viele Gemeinden und Städte befassen sich darum mit der Beschaffung und dem Einsatz einer digitalen Geschäftsverwaltung (GEVER). Bei einer Umstellung auf GEVER und damit auf die digitale Dossierführung, stehen organisatorische Aspekte im Vordergrund. Damit verbunden ist die tiefgreifende Veränderung der Prozesse und Strukturen, bei der alle Geschäfte, Dossiers, Dokumente oder Bilder durchgängig von der Entstehung bis zur Langzeitarchivierung verwaltet werden. GEVER eignet sich für alle, die ihre unstrukturierten Daten systematisch verwalten und nach Abschluss eines Geschäfts auch digital archivieren wollen. Werden die organisatorischen Anforderungen erfolgreich umgesetzt, bieten GEVER-Lösungen vielfältigen Nutzen:

  • Transparente, nachvollziehbare Geschäftsabläufe
  • Rechtskonforme und rechtssichere Aktenführung
  • Verbesserte Steuerung von Geschäftsprozessen
  • Aktuelle Übersicht über den aktuellen Bearbeitungsstand von Geschäften
  • Informationen sind meist orts- und personenunabhängig verfügbar
  • Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Systemen, Stufen und Abteilungen wird ermöglicht
  • Keine Erweiterung von Archiv- und Stauräumen

Mit der Beschaffung einer GEVER-Lösung für die Verwaltung ist die Arbeit aber noch nicht getan. Vielmehr wird damit ein grundsätzlicher Kulturwandel angestrebt und neue Aufgabenstellungen werden angestossen, welche geklärt und abgestimmt werden müssen. Entscheidend für den Erfolg ist der aktive Einbezug sämtlicher Verwaltungsabteilungen.


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