Internes Kontrollsystem (IKS)

Weshalb ein Internes Konstrollsystem bei den Gemeinden?

Mit der Einführung des Harmonisierten Rechnungsmodells HRM2 wird auch für die Gemeinden eine ausführlichere Finanzberichterstattung verlangt. Gemäss Musterfinanzhaushaltgesetz für Kantone und Gemeinden ist das interne Kontrollsystem (IKS) Bestandteil der HRM2 Einführung.

Dies hat entsprechende Auswirkungen auf die interne Kontrolle der Gemeinden und verpflichtet auch kleinere Gemeinden ein internes Kontrollsystem einzuführen.

Was sind die Zielsetzung des internen Kontrollsystems?

Im Grundsatz ist der Gemeinderat verantwortlich für eine wirksame und effiziente interne Kontrolle um:

  • das Vermögen zu schützen
  • die zweckmässige Verwendung der Mittel sicherzustellen
  • Fehler und Unregelmässigkeiten bei der Rechnungslegung aufzudecken und zu verhindern
  • die Ordnungsmässigkeit der Rechnungslegung zu gewährleisten
  • die verlässliche Berichterstattung zu gewährleisten.

Was umfasst ein internes Kontrollsystem?

Die interne Kontrolle umfasst dabei alle regulatorische, organisatorische und technische Massnahmen um die oben genannten Ziele zu erreichen.

Damit das IKS wirksam in die Organisation der Verwaltung eingebettet werden kann, sind Massnahmen zu definieren, welche ein angemessenes internes Umfeld (Kontrollumfeld) schaffen um den Anforderungen zu genügen und um sicherzustellen, dass die Geschäftsprozesse effektiv und effizient ausgeführt und wesentliche Gesetze und Reglemente eingehalten werden.

Wie ist ein IKS in die Organisation einzubetten?

Basierend auf einer vorgängigen Risikoeinschätzung werden die dazugehörenden Kontrollmassnahmen definiert. Diese Kontrollen sind in die Arbeitsabläufe der Verwaltungstätigkeit zu integrieren. Damit die Kontrollen auch nachvollzogen werden können, müssen diese in geeigneter Weise dokumentiert sein.

Die Führungspersonen der Verwaltung sind verantwortlich für die Durchführung der Kontrollen sowie deren periodischer Beurteilung über die Wirksamkeit zur Minimierung der Risiken in ihrem Zuständigkeitsbereich.

Überprüfen des internen Kontrollsystems und die  Berichterstattung

Während des Jahres werden die Kontrollen jeweils bei der täglichen Arbeit ausgeführt und damit das verbundene Risiko konsequent und effektiv minimiert.

Der oder die IKS-Verantwortliche überprüft periodisch die Kontrolle (Kontrolle der Kontrolle) auf Durchführung und Effektivität. So kann sichergestellt werden, dass keine ungewollten Kontrolllücken entstehen und gegebenen-falls zusätzliche Massnahmen einleiten. Mit dem jährlichen IKS-Bericht wird der Gemeinderat über den Reifegrad des IKS, über umgesetzte oder geplante Massnahmen sowie über allfällige Vorkommnisse (Schäden) orientiert.

IKS- und Prozessplattform

Mit unserer IKS- und Prozessplattform werden die Kontrollen in den Arbeitsabläufen der Verwaltung dargestellt und als solche gekennzeichnet. Die Mitarbeitenden haben so über ihren Webbrowser jederzeit Zugriff auf die entsprechenden Informationen. Mit der Kennzeichnung der Schlüsselkontrollen innerhalb des Prozessablaufs, sowie der damit verbundenen Kontrolltätigkeiten und Kontrollnachweise, handeln die Mitarbeitenden im Sinne des internen Kontrollsystems

Wie bauen Sie ein wirksames und effizientes IKS auf?

Mit unserer erprobten Methode und den bewährten Hilfsmitteln werden effizient und mit hoher Qualität die notwendigen Informationen erhoben um rasch gute Arbeitsergebnisse zu erhalten.

prozessiks

Unsere Leistungen

Wir entlasten die Prozesseigner (Abteilungsleiter, Bereichsleiter, Sektionsleiter usw.) indem Sie sich keine Gedanken über die Modellierungsmethode oder über Normen oder Empfehlungen (z.B. eCH-Standards) machen müssen – wir kümmern uns um alle Belange.

Wir wenden für den Aufbau des IKS folgende Vorgehensweise an:

  1. IKS-Best-Practice: die wichtigsten Prozesse, Risiken und Schlüsselkontrollen vorbereitet
  2. Initialisierung: Bereitstellen der IKS- und Prozessplattform, Schulung der Mitarbeitenden
  3. Konzeption: Dokumentieren der Prozesse, Risiken und Kontrollen
  4. Realisierung: Freigeben und publizieren der erarbeiteten IKS und Prozessinformationen
  5. Einführung: Umsetzen der Prozessvorgaben in der Organisation, Anwenden der Schlüsselkontrollen

Sie wünschen Beratung?

Sehr gerne erläutern wir Ihnen unser Projektvorgehen und demonstrieren Ihnen die IKS- und Prozessplattform anhand von Referenzen. Nehmen Sie Kontakt mit uns auf damit wir die nächsten Schritte vereinbaren können.


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Fax 062 888 50 09
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